Był maj 2017, chłodny i burzowy. I zupełnie inny, niż atmosfera w naszej firmie, w której na burzę dopiero się zbierało, a na razie było gorąco. Gorąco – bo niewystawione i nieściągnięte na czas faktury związane z inwestycjami zdecydowanie obniżyły nasze przychody. A gdy błąd został naprawiony, spowodowały spore tarcia i spore niezadowolenie wśród naszych inwestorów.
Sytuacji nie poprawiał fakt, że nasi klienci na ogół regulowali na czas tylko jedną trzecią wystawionych faktur.
A ja chciałem to zmienić.

Byłem najmłodszy, mocno pyskaty i cholernie skuteczny. I nie dawało mi to spokoju: że nie potrafimy ściągnąć tych pieniędzy, choć już dawno powinny trafić na nasze konto. Dlaczego? Co idzie nie tak?
Rozmawiałem, obserwowałem, pytałem. Z rozmów wynikało, że to nie tylko nasz problem. A ja lubię, gdy rzeczy działają – więc wymyśliłem w końcu sposób, który pozwoliłby na ściągnięcie należności. Bez zrywania relacji. Bez korzystania z pomocy komornika, który na ogół i tak ma niedużą skuteczność. Bez stanu wojny i tracenia nerwów.
Spokojnie, uprzejmie, dyplomatycznie.
I skutecznie.

Tyle tylko, że w firmie nie byłem sam.
Było nas trzech – trzech wspólników, a pomysł podobał się… tylko mnie. Nie dlatego, że był zły; po prostu różnic zdań było między nami coraz więcej. Atmosfera robiła się coraz trudniejsza, a próby przekonania do mojego rozwiązania skończyły się źle.
Zostałem wyrzucony.

Przez chwilę miałem jeszcze nadzieję, że rozstaniemy się po przyjacielsku, a gdy odejdę, moja była firma zostanie moim pierwszym klientem i pozwoli sobie pomóc w ściągnięciu pieniędzy za zalegające faktury – ale nie. Nawet to nie.
Nagle zdałem sobie sprawę, że zostałem z niczym.
Byłem załamany.

31 lipca 2017 przyszedłem do pracy ostatni raz.
Było w tym coś przygnębiającego: oto moja pierwsza firma, którą chciałem budować, ulepszać, rosnąć razem z nią – i zamiast ją, klientów i siebie rozwijać, muszę się pożegnać.
Było w tym też coś ekscytującego: byłem wolny. Mogłem budować od nowa. Przestać się czuć jak gotowy do galopu koń, zamknięty w ciasnym boksie cudzych obiekcji.

Tylko dokąd galopować?
I za co, gdy z pierwszej w życiu firmy wziąłem tylko tyle, ile w nią włożyłem, nic więcej?
No tak – ale wziąłem też ze sobą mój pomysł. Obserwacje. Intuicję. Przekonanie, że jest potrzeba, która w wielu firmach głośno woła o zaspokojenie – ale nikt nie wie, jak ją uciszyć. Jak sprawić, żeby pieniądze trafiały na firmowe konto na czas. Jak przestać się bać, że biznes zaraz upadnie, bo wykończą go ociągający się latami dłużnicy, z których trudno rezygnować, bo to najwięksi kontrahenci…

Z tym pomysłem w głowie poszedłem do znajomej, właścicielki dużego biura rachunkowego. Poszedłem się poradzić: bo lepiej ode mnie powinna wiedzieć, czy te problemy z płatnościami są tak powszechne, jak mi się wydawało.

Opowiedziałem jej, o moim pomyśle. O tym, gdzie znalazłem lukę w procesie ściągania płatności i jak chciałbym ją wykorzystać – tę przestrzeń między spokojnym wystawieniem faktury a złością, frustracją i nasyłaniem windykatora. Ten moment, w którym odpowiednim działaniem można wszystko jeszcze uratować: współpracę, dobre relacje i stan firmowego konta.

Słuchała bardzo uważnie.
A gdy przyszedłem na kolejne spotkanie, podekscytowana opowiadała, że tak, sprawdziła, jak to wygląda.
– Wiesz, a u mnie ten proces przez tyle lat kompletnie leży… I ja też poczułem ekscytację.
Tak!
To było to.

W październiku 2017 ruszyłem z firmą. Nową, tym razem – tylko moją.
Mogłem budować. Rozwijać. A przede wszystkim – sprawiać, że rzeczy będą działać lepiej, niż dotąd. Miałem pomysł i przekonanie, że jest naprawdę dobry. Przekonanie graniczące z pewnością, ale… jeszcze nie pewność. Pewność mogła mi dać tylko współpraca z klientami sfrustrowanymi brakiem płatności i nieskutecznością rozwiązań, które miały sprawiać, że faktury będą zapłacone na czas.
Ale nie działały.
Zacząłem szukać klientów.
Jednym z pierwszych były… żłobki.
Tak, żłobki. Bo gdy rodzice wypisują dziecko ze żłobka wcześniej, niż zamierzali, często zdarza im się nie zapłacić ostatniego czesnego. Lub dwóch. Lub trzech… A gdy takich rodziców jest więcej – finansowa stabilność zaczyna się chwiać. Trudno jednak nasyłać na rodziców komornika, gdy uprzejme przypomnienia nie skutkują. No i szkoda by było zrazić kolejnych klientów, którzy, słysząc o drastycznych metodach ściągania zaległych opłat, omijaliby taki żłobek szerokim łukiem.

Ale ja miałem na to sposób.
Lukę w procesie.
I telefon.

Dzień po tym, jak poświęciłem całe popołudnie na rozmowy z rodzicami, którzy zalegali z czesnym, z samego rana zadzwonił do mnie dyrektor żłobka.
Nie był zadowolony.
– Nie wiem, co pan zrobił, ale mam tu sekretariat pełen zdenerwowanych rodziców, którzy chcą się dowiedzieć, dlaczego ktoś do nich wydzwania i pyta o niezapłacone czesne!
Niedobrze – pomyślałem, ale na głos powiedziałem tylko:
– Proszę się nie martwić, naprawimy to.
Bo nie było wyjścia: trzeba było szybko udoskonalić metodę.
A w tym jestem dobry.

Gdy trzy miesiące i kilka kolejnych błędów później przygotowałem pierwszy raport, okazało się, że liczba spraw oddanych do windykacji z siedmiu spadła do… jednej.
Działało!
I miałem na to dowody w Excelu. Twarde, konkretne dowody: cyfry i kwoty. I skuteczność o połowę większą niż zazwyczaj mają komornicy… A to był przecież dopiero początek!
Czułem prawdziwą satysfakcję.

A potem zaczęło się dziać.
Kolejni klienci, kolejne współprace, kolejne wyniki, o jakich na początku nie śmiałbym marzyć. Firma transportowa – i zaległe faktury spłacane w terminie niemal połowę krótszym: czas oczekiwania na płatność spadł z 74 do 43 dni. Firma handlowa z branży chemicznej – i zmniejszenie należności przeterminowanych z 1,2 mln zł do 400 tys. Firma z branży budowlanej – i aż 72% zapłaconych faktur, w tym połowa przeterminowanych o kilka lat!

Do tego – o wiele mniej konfliktów. Bez wojny, bez coraz ostrzejszych maili, bez napuszczania windykatorów, bez poczucia, że nie ma sensu się szarpać, lepiej odpuścić, bo z tym klientem jeszcze będzie dobrze zrobić interes, a kiedyś w końcu przecież zapłaci, bo jest duży, nie ma kłopotów z pieniędzmi… Tylko jakoś tak nie płaci. Niech ktoś napisze do niego maila!

Bez przerzucania się obowiązkiem ścigania dłużników między administracją, księgowością, obsługą klienta i asystentką prezesa. Bez zmuszania pracowników do wykonywania zadania, na które nikt nie miał ochoty, bo przypominało raczej biznesowy czyściec, a czasami nawet – zwykłe piekło.
Upominanie się o pieniądze nie jest łatwe.
Chyba, że ma się na nie dobry sposób… i mało emocjonalne podejście do tematu, bo jest się człowiekiem z zewnątrz.

Tak, to było to.
Mój sposób na ratowanie firm zagrożonych upadkiem z banalnego powodu – niezapłaconych faktur – działał.

Teraz, trzy lata, wiele prób i błędów i 492 mln złotych ściągniętych należności później, działa jeszcze lepiej.
Nasza „podstawowa” skuteczność to przyspieszenie spływu należności o 41% w ciągu 90 dni.
Bez eskalacji konfliktu. Bez przerzucania się coraz bardziej przykrymi mailami. Bez próśb, gróźb i zaklinania, frustrująco bezskutecznego. Z troską nie tylko o stan konta, ale też o biznesowe relacje.
One są ważne.
Może nawet najważniejsze.
A ja potrafię o nie zadbać – i o Twoje faktury też. Równocześnie.
Nazywam się Marek Krawczyk i zajmuję się skutecznym monitoringiem płatności.
Bardzo lubię, jak coś działa. Kręci mnie takie dbanie o to, żeby proces był lepszy, bardziej sprawny, bardziej pożyteczny dla firmy. A monitoring płatności to jest taki bardzo pożyteczny proces, który robi kawał dobrej roboty.
Dlatego od trzech lat pomagam małym i średnim firmom odzyskać należności, nie niszcząc przy tym biznesowych relacji. Robię to, bo przekonałem się na własnej skórze, jak źle może skończyć firma, która nie dba wystarczająco dobrze o swoje faktury. I wiem, że mój sposób na usprawnienie tego procesu naprawdę działa. Bo są na to twarde dowody.

Z wykształcenia jestem magistrem finansów i rachunkowości po SGH i licencjonowanym doradcą inwestycyjnym, ale z serca – przedsiębiorcą. I to mnie napędza do działania: świadomość, że mogę pomóc innym przedsiębiorcom nie tylko odzyskać dług, ale uratować relacje i zapanować nad procesem fakturowania i ściągania należności tak, by w przyszłości żaden niepłacący klient nie sprawiał już problemów, kończących się windykacją.
Od której, swoją drogą, monitoring płatności jest dwa razy bardziej skuteczny.
Przynajmniej dwa razy bardziej.