Współpracę z Kancelarią Wierzytelności nawiązaliśmy około dwa lata temu. 

Zdecydowaliśmy się na nią, ponieważ oferta była odpowiedzią na nasze próby znalezienia rozwiązania w dziedzinie odzyskiwania należności od kontrahentów. Płacili z opóźnieniem albo wcale. Jednak ze względu na chęć utrzymywania pozytywnych relacji z klientami, nie interesowała nas typowa twarda windykacja, którą oferuje większość firm zajmujących się obsługą należności. Skłanialiśmy się raczej w stronę regularnego monitorowania płatności oraz delikatnego i dyplomatycznego przypominania kontrahentom o zaległościach. Usługa Kancelarii Wierzytelności okazała się uszyta na miarę potrzeb firmy. 

Wcześniej próbowaliśmy wielu sposobów aby zaradzić piętrzącym się zaległościom w zapłatach od kontrahentów – pierwszym sposobem który zastosowaliśmy była wspomniana wcześniej twarda windykacja. Jednak ograniczała się ona do kontaktu z klientem dopiero po upływie około 15-20 dni od terminu wymagalności faktury. 

Następnie starając się nieco usprawnić komunikację zdecydowaliśmy się na monitorowanie płatności wewnątrz firmy – zajmowali się tym nasi pracownicy, głównie spedytorzy. Przyznam, że przez jakiś czas było to skuteczne rozwiązanie, ale też równie skutecznie odciągało pracowników to od bieżących obowiązków.

Ponadto nie mieliśmy żadnych opracowanych metod ani schematów, w jaki sposób prowadzić taką kontrolę należności, więc było to bardzo intuicyjne działanie. 

Zazwyczaj odbywało się to raz w tygodniu – generowaliśmy zestawienie z zaległymi należnościami i spedytor miał obowiązek skontaktować się w tej sprawie z klientami, z którymi wykonywał transport. Takie działania powodowały większy odzew od klientów niż w przypadku windykacji twardej, ponieważ klienci reagowali na ponaglenia deklarując terminy zapłaty, jednak w praktyce nie przekładało się to na zwiększoną ilość wpływów należności. To sprawiało, że wysiłek i czas włożony w tego typu operację nie był proporcjonalny do oczekiwanych rezultatów. 

To zupełnie przeciwnie do metod stosowanych przez Kancelarię Wierzytelności, które w przypadku naszej firmy sprawdzają się bardzo dobrze, a przede wszystkim pozytywnie wpływają na wizerunek. Pomimo że Kancelaria odbywa częsty i regularny kontakt z klientami, to nie zdarzyła się nam sytuacja, w której kontrahenci skarżyliby się na zbyt częste ponaglenia, nękanie telefonami lub grożenie notami. 

Dodatkowym atutem jest fakt, że powierzenie kwestii związanych z kontrolą należności w ręce Kancelarii Wierzytelności, zdjęło z nas presję i odpowiedzialność za upominanie się o zapłatę za wykonane zlecenie. W zamian otrzymaliśmy swobodną przestrzeń, abyśmy jako firma mogli zająć się tym, co robimy najlepiej. Dzisiaj nasi pracownicy skupiają się na jak najlepszej organizacji transportów, zamiast martwić się, czy pieniądze wpłyną na konto. Oczywiście regularne płatności w dalszym ciągu pozostają problemem branży transportowej, jednak dzisiaj nie jest to już naszym głównym zmartwieniem.  

Myślę, że ogromną tego zasługą jest fakt, że na przestrzeni dwóch lat wraz z Kancelarią Wierzytelności wypracowaliśmy sobie pewien model współpracy, który jest dla nas „bezinwazyjny” i oparty na zaufaniu. Nie wprowadza on zamieszania w codzienne funkcjonowanie firmy, ani nie wymaga dodatkowych czynności i obowiązków po naszej stronie. 

Co ciekawe, przy współpracy z zewnętrzną firmą nasz czas związany z operacjami dotyczącymi monitoringu płatności skrócił się do poł godziny w ciągu całego tygodnia! Cały nasz wkład polega na wygenerowaniu zestawienia z aktualnymi należnościami oraz zweryfikowanie otrzymanego od Kancelarii Wierzytelności raportu po zakończonych czynnościach monitoringowych. Jest to nieporównywalnie mniej niż wtedy, gdy sami jako firma prowadziliśmy kontrolę należności. Po efektach współpracy widać, że metody które stosuje Kancelaria są skuteczne i zautomatyzowane, co wyraźnie usprawnia funkcjonowanie firmy.

Jako realną korzyść wynikającą ze współpracy z pewnością jest fakt, że nasza firma nie jest obciążona dodatkowymi obowiązkami tak jak bywało wcześniej, a to znacznie usprawnia jej działanie. 

Jednak przede wszystkim jest to poprawa płynności finansowej, będąca główną ideą tej usługi. Ta zmiana jest bardzo odczuwalna w porównaniu do wcześniejszego okresu przed rozpoczęciem współpracy. Wystarczy tylko zerknąć na stan rachunku bankowego i zestawienie należności!  

[Opowiadał Pan Artur z firmy Sawa Logistics Sp. z o.o]