Niektóre firmy, na przykład część operatorów telefonicznych, nagminnie przypominają o zbliżającym się terminie wymagalności swoich faktur. Czy to biznesowo zdrowa praktyka?

Zdjęcie

Zaczynaliśmy w 2017 roku i nie wszystko od razu robiliśmy dobrze. Przyznaję otwarcie. Jedną z rzeczy, które poprawiliśmy w swoich procedurach najszybciej, było przypominanie o upływającym terminie wymagalności.

Dlaczego? Bo jest to irytujące. Praktykę wprowadziły duże firmy, często świadczące usługi dla klientów indywidualnych. Skala opóźnień w płatnościach ze strony masowych odbiorców może przyprawić o solidny ból głowy każdego dyrektora finansowego, dlatego wybierając mniejsze zło, niektóre firmy decydują się na przypominanie klientom o płatnościach jeszcze przed terminem.

Dla większości firm nie jest to jednak zdrowa praktyka. W pierwszych dniach działalności naszej działalności, w trakcie jednego z pierwszych telefonów, księgowa niemal wykrzyczała nam, że „czas przed terminem wymagalności jest święty” i ona sama dobrze wie jak pilnować swoich zobowiązań. Ciężko się z nią nie zgodzić. Szybko zmieniliśmy procedury.

Dopilnowanie należności i jednocześnie utrzymanie dobrych relacji z klientem jest jak chodzenie po linie. Jeden niewłaściwy krok i.. Dlatego warto ułożyć schemat postępowania „na zimno”, zanim pojawią się emocje. 

Często pojawiają się pytania:

• Kto powinien przypominać o płatnościach, ten co sprzedał? A może księgowa? 
• Kiedy przypomnieć – przed terminem wymagalności czy może zaraz po?
• Komu przypomnieć? 
• Jak długo być uprzejmym, a kiedy postawić sprawę ostrzej?

Na te wszystkie pytania odpowiem w tej części poradnika. W jaki sposób pilnować, żeby dopilnować i nie stracić klienta. I jak mówić, żeby słuchano.

Przypominanie o płatności za fakturę bywa niezręczne. Choć nie ma się czego wstydzić, bo przecież za fakturą stoi wykonana praca, za którą wynagrodzenie się należy, to często jest to krępujące. We wpisie (przypomnienie przed terminem wymagalności – biznesowe faux pas) opisałem, co można zrobić jeszcze przed terminem wymagalności. Jeśli pomimo tego, nie mamy rozliczenia na rachunku, trzeba przypomnieć o płatności.

Kiedy to zrobić i jak?

Mnie też zdarza się zapomnieć o płatności. Przyznaję się. Kiedyś zapomniałem zapłacić fakturę za artykuły hydrauliczne i bardzo zdziwiłem się, kiedy po 3 miesiącach dostałem przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wcześniej nic. Zero kontaktu. Nada. Pewnie Wam też zdarzały się takie sytuacje. Ciekaw jestem, co pomyśleliście sobie o takiej firmie?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty to gruby kaliber. Nie neguję, że czasem trzeba go użyć, bywa wręcz konieczny ze względu na przepisy, o czym piszę tutaj. Ale żeby tak opierać się tylko na armacie? 

Chcesz, żeby Twój klient pozostał dalej klientem, ale sytuacja zaczyna być ryzykowna. Mogą wkradać się nerwy, bo czasem premie są uzależnione od wpływów na konto firmowe i zbliża się koniec miesiąca, albo za chwilę trzeba zapłacić kluczowemu kontrahentowi, a na to właśnie brakuje środków.