Kiedy zawiodły metody dyplomatyczne, przychodzi czas na sięgnięcie po silniejszą formę komunikacji. Jak poprowadzić pierwszą taką rozmowę?

W publikacjach w dziale monitoringu płatności opisałem kroki i narzędzia służące zadbaniu o należności w sposób dyplomatyczny. Zadaniem narzędzi wykorzystywanych na etapie monitoringu płatności jest zbudowanie wizerunku pilnowanej faktury, po to, aby kontrahent nie miał poczucia, że może „ślizgać się” z terminami.

Windykacja najczęściej zaczyna się wtedy, kiedy wierzycielowi puszczają nerwy. A te nie są dobrym doradcą i nie pomagają w rozmowie o pieniądzach. Jeśli więc pojawią się emocje na linii klient-firma, dobrze jest zmienić osobę prowadzącą, żeby obniżyć napięcie.

Jaki jest cel windykacji? Oczywisty to zapłata przez kontrahenta należności. Ale czy warto pomyśleć o czymś jeszcze?

Spójrzmy na sprawę z dystansu. Twój kontrahent nie zapłacił Ci należności, choć były podjęte różne próby, np. opisane w publikacjach przypomnienie przed terminem wymagalności – biznesowe faux pas?, pierwsze przypomnienie czy co powiedzieć a czego nie powiedzieć przypominając ponownie o zaległej płatności? Mimo to pieniądze na konto Twojej firmy nie wpłynęły. Czy to nie moment na dopuszczenie możliwości, że forma nacisku psychologicznego może nie przynieść rezultatów i sprawa może skończyć się w sądzie?

Poważne rozmowy o pieniądzach najlepiej prowadzą opanowane i merytoryczne osoby. Mile widziany jest niski głos. Emocje nie pomagają, szczególnie w procesie windykacji.

Początkiem procesu windykacyjnego zawsze powinna być rozmowa. Bywa to trudne, szczególnie kiedy po drugiej stronie brak jest etyki biznesowej, ale windykację zawsze powinna zacząć rozmowa partnerska, bez straszenia.

Kiedy zawiodły dyplomatyczne metody, pokaż, że sprawa jest poważniejsza. Skuteczność trochę wzrośnie, jeśli ten etap procesu będzie prowadził inny pracownik firmy niż poprzednio i przedstawi się jako dział windykacyjny. Nie oczekuj jednak, że na samo hasło „dział windykacyjny” druga strona od razu zacznie pękać.

Najważniejsze jest to jak będziesz prowadzić rozmowę. Spokojnie, ale zdecydowanie i w pierwszej osobie. Chodzi o sprowadzenie rozmowy do poziomu bezpośredniego komunikatu – TY nie zapłaciłeś MNIE a nie firma X nie zapłaciła firmie Y. Stronami rozmowy muszą być ludzie, a jednej, tej winnej, ma się zrobić wstyd przed drugim człowiekiem.

Co zrobić, kiedy kontrahent nie dotrzymuje obietnic i uporczywie unika kontaktu? Pomocna może być giełda długów.

Pozyskanie nowego klienta i nawiązanie relacji biznesowej to w każdej firmie piękny moment. Warto jednak, dla higieny funkcjonowania organizacji, jasno określić granice, których przekroczenie oznacza zakończenie relacji biznesowej. Warto określić ten moment, bo zbytnie ustępstwa w biznesie bywają kosztowne i w wielu firmach mogą być przeszkodą do dalszego rozwoju.

Jeśli Twój kontrahent nie wywiązuje się ze swojego zobowiązania względem Ciebie, nie dotrzymuje obietnic i unika kontaktu, to może być ten moment. Być może po Twojej stronie rodzą się już emocje i zaczyna Cię irytować, że Twój kontrahent czuje się bezkarny. W jaki sposób wyprowadzić go z poczucia bezkarności i odzyskać swoje pieniądze? Jednym ze sposobów jest możliwość zmiany wierzyciela.

Twoją należność można kupić tak samo jak ciastka w cukierni, co reguluje art. 509 §1 i §2 kodeksu cywilnego. Skoro możesz sprzedać swoją wierzytelność, to znaczy, że również możesz poszukiwać potencjalnego nabywcy. I tę funkcję, łączenia sprzedających wierzytelności z ich nabywcami spełniają giełdy długów. Ale to tylko fragment układanki.

Co zrobić, kiedy kontrahent nie dotrzymuje obietnic i uporczywie unika kontaktu? Pomocne mogą być powiązania.

Kiedy dyplomatyczna rozmowa nie przynosi rezultatów i dłużnik unika kontaktu, warto sięgnąć głębiej. Czasem dłużnik miewa poczucie anonimowości. Uważa, że sprawa długu jest tylko między nim a wierzycielem i nikt o niczym się nie dowie. Jeśli dłużnik nie jest konsumentem, to jest w błędzie. 

Z poczucia anonimowości wyprowadzić dłużnika mogą powiązania kapitałowe i osobowe. Dłużnik często jest nieosiągalny w jednej firmie, unika kontaktu, nie odbiera telefonów i nie odpowiada na maile. Ale jeśli prowadzi kilka firm lub jest zaangażowany w kilka przedsięwzięć, może się okazać, że dość łatwo znajdziemy go w innej firmie.

Dłużnik (czerwona ramka), prezes zarządu firmy X, jest notorycznie niedostępny od kilku tygodni. Na wszelkie próby kontaktu telefonicznego nie odpowiada, asystentka zawsze twierdzi, że go nie ma a na maile nie odpowiada. W tej firmie ciężko będzie z nim porozmawiać.