Dlaczego windykacja bywa nieskuteczna? Skąd biorą się nieściągalne długi? W tym artykule podsumowuję najczęściej podejmowane kroki przez firmy i najbardziej powszechne błędy w kontroli formowych należności.
Kontrola należności jest procesem, na który składają się trzy etapy:
- Monitoring płatności,
- Windykacja polubowna tych należności, które oparły się działaniom monitoringowym,
- Postępowanie sądowe wobec należności, które oparły się działaniom monitoringowym i windykacyjnym.
- Monitoring płatności
Z reguły zajmują się nimi pracownicy księgowości, sprzedaży lub administracji. Jest to jeden z obowiązków i to raczej jeden z tych mniej lubianych. Upominanie się o pieniądze nie jest przyjemne, więc często ląduje na ostatniej pozycji listy obowiązków.
Z reguły monitoring nie jest regularny, bo brakuje na niego czasu. To powszechny błąd, bo w oczach kontrahenta buduje się przyzwolenie na zwłokę. W artykułach w części monitoringowej, np. Jak dbać o swoje i nie przesadzić czy Pierwsze przypomnienie, opisałem jak przeprowadzić pierwszy etap kontroli należności – dyplomatyczny monitoring płatności.
Podstawą procesu jest systematyczność. To właśnie systematyczność buduje w oczach kontrahenta wizerunek firmy, która dba o swoje należności i której faktury płaci się w pierwszej kolejności.
2. Windykacja należności
Firmy często zbyt późno przekazują należności do windykacji firmy zewnętrznej. W dziale monitoringu poradnika opisałem kroki dyplomatycznej kontroli należności, które trwają do 1,5 miesiąca po terminie wymagalności. Jeśli kontrahent w tym terminie nie opłacił należności, trzeba od razu uruchomić procedurę windykacyjną.
W artykule Pierwsza rozmowa windykacyjna – czy cel jest taki oczywisty? opisałem cele postępowania windykacyjnego. Wbrew pozorom, wcale nie są tak oczywiste.
Kolejne artykuły opisują dalsze kroki postępowania, jeśli kontrahent nie dotrzymuje obietnic lub unika kontaktu, np. Jak pokazać, że sprawa jest poważna – giełda długów czy Jak pokazać, że sprawa jest poważna – powiązania.
3. Postępowanie sądowe
Działania monitoringowe trwają do 1,5 miesiąca, a windykacyjne powinny trwać do dwóch miesięcy. Jeśli w tym czasie nie dojdzie do spłaty należności, albo pisemnego ustalenia harmonogramu spłaty należności z odpowiednimi klauzulami na wypadek niedotrzymania postanowień harmonogramu, należy niezwłocznie skierować sprawę na drogę sądową.
W artykule Postępowanie zabezpieczające czy warto? opisałem pierwszy krok postępowania sądowego, który znacząco podnosi skuteczność całego procesu a w artykule Umorzona egzekucja, co dalej? Sposób na dłużników, którzy ukrywają majątek i czują się bezkarni.
Skuteczność całego procesu windykacji zależy od:
- Systematyczności,
- Płynnego przechodzenia między poszczególnymi etapami,
- Szybkiego wdrażania kolejnych etapów.
Kontrola należności prowadzona zgodnie z tymi zasadami, w połączeniu z weryfikacją kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy oraz w jej trakcie, sposób na pewne i bezpieczne rozliczenia z kontrahentami. Dzięki takiej kontroli firma będzie stabilna a dzięki zapewnionej płynności finansowej będzie mogła systematycznie budować swoją pozycję rynkową.