Jeśli Twoja firma wystawia dużo faktur z odroczonym terminem płatności, to z pewnością zadajesz sobie pytanie jak efektywnie dopilnować obiegu dokumentów z kontrahentami. Jak pilnować swoich należności efektywnie, kiedy i których kanałów komunikacji użyć i co potrafią voiceboty?
Na nieopłaconą w terminie fakturę większość firm reaguje mailem. A czym jest reputacja domeny?
Obrazek wart więcej niż tysiąc słów, więc poniżej screen naszych statystyk.
Wysyłka dużych ilości maili nie pozostaje bez echa. Serwery, z których prowadzone są wysyłki maili, szczególnie w dużych ilościach, są monitorowane przez serwery operatorów pocztowych. Jeśli któryś serwer zaczyna wyglądać podejrzanie, wiadomości od niego mogą zacząć przechodzić przez filtry antyspamowe albo zostać zablokowane w ogóle. To głównie dlatego czasem wiadomości w drodze do adresata „znikają”.
Dla reputacji domeny najważniejsze są odbicia twarde (hardounce) i spam. Do odbić twardych zaliczają się błędne adresy e-mail i należy je niezwłocznie usunąć z bazy, bo kilkukrotna wysyłka wiadomości na błędny adres może zakwalifikować serwer jako podejrzany i ograniczyć dostarczalność maili.
Spam wszyscy znamy z własnego doświadczenia ☺ Każde zakwalifikowanie wiadomości do tego foldera jest rejestrowane i wpływa na wizerunek serwera, z którego wiadomość została wysłana. W kontekście skuteczności kanałów komunikacji w procesach kontroli należności warto zdawać sobie z tego sprawę. Przypominajki o płatnościach są jednymi z najchętniej oznaczanych właśnie jako spam, co wpływa na obniżenie dostarczalności kolejnych maili.
Jeśli decydujesz się na wysyłkę maili to warto analizować statystykę serwera, na bieżąco usuwać błędne adresy e-mail z bazy, a jeśli serwery zakwalifikują Cię na listę Blacklist, trzeba skontaktować się z administratorem takiego serwera z prośbą o usunięcie wpisu.
Najbardziej skutecznym narzędziem w kontroli należności jest telefon, bo rozmówca musi tu i teraz powiedzieć czy dostał fakturę, albo kiedy zapłaci. Rozmowa z drugim człowiekiem, albo maszyną, o czym piszę dalej, zawsze pozostawia po sobie ślad, któremu nie dorówna e-mail i będzie to widać w statystykach płatności. Im większy nacisk kładziony jest na telefon, tym zwyczajnie krócej firma czeka na pieniądze.
Tylko połączenia telefoniczne zajmują dużo czasu, bo trzeba znaleźć dane kontaktowe i dotrzeć do odpowiedniej osoby. Częste nieodebrane połączenia obniżają efektywność procesu, generują dodatkowe koszty a same rozmowy często obciążają psychicznie pracowników, którzy z reguły niechętnie prowadzą takie rozmowy. W jaki sposób obniżyć koszty i zorganizować proces efektywnie?
Wdrożnie usługi contact center poprawi płynność pracy i obniży koszty pojedynczych połączeń. Dodatkowo, jeśli kilka prób połączeń nie przyniesie rezultatu, z poziomu panelu można zaplanować wysyłkę wiadomości e-mail czy sms.
Ale czy przypominać musi człowiek? Rozwój asystentów głosowych pozwolił na stworzenie voicebotów, czyli sztucznych rozmówców. Zaawansowanie rozmowy, którą jest w stanie taki asystent prowadzić jest jeszcze na podstawowym poziomie, ale wystarczającym do poprowadzenia najbardziej żmudnych i powtarzalnych fragmentów procesu. Asystentów można używać np. do zebrania danych kontaktowych do działów finansowych, przekazania prośby o odpowiedź na maila czy prostego przypomnienia o płatności.
