Niektóre firmy, na przykład część operatorów telefonicznych, nagminnie przypominają o zbliżającym się terminie wymagalności swoich faktur. Czy to biznesowo zdrowa praktyka?
Zdjęcie
Zaczynaliśmy w 2017 roku i nie wszystko od razu robiliśmy dobrze. Przyznaję otwarcie. Jedną z rzeczy, które poprawiliśmy w swoich procedurach najszybciej, było przypominanie o upływającym terminie wymagalności.
Dlaczego? Bo jest to irytujące. Praktykę wprowadziły duże firmy, często świadczące usługi dla klientów indywidualnych. Skala opóźnień w płatnościach ze strony masowych odbiorców może przyprawić o solidny ból głowy każdego dyrektora finansowego, dlatego wybierając mniejsze zło, niektóre firmy decydują się na przypominanie klientom o płatnościach jeszcze przed terminem.
Dla większości firm nie jest to jednak zdrowa praktyka. W pierwszych dniach działalności naszej działalności, w trakcie jednego z pierwszych telefonów, księgowa niemal wykrzyczała nam, że „czas przed terminem wymagalności jest święty” i ona sama dobrze wie jak pilnować swoich zobowiązań. Ciężko się z nią nie zgodzić. Szybko zmieniliśmy procedury.
Zastanowiliśmy się jednak czy to znaczy, że przed terminem wymagalności nic nie można zrobić. Odpowiedź brzmi – to zależy. Zależy od terminu, jaki wierzyciel przyznaje.
Jeśli faktura ma tygodniowy termin płatności, kontakt przed datą wymagalności może zostać odebrany jako biznesowe faux pas i lepiej go odpuścić.
Ale jeśli wierzyciel przyznaje np. miesięczny termin wymagalności, sprawa wygląda inaczej. Partnerem takiej transakcji może być średnia czy większa firma, o bardziej skomplikowanej strukturze organizacyjnej, która z uwagi na cykl obiegu dokumentów nie jest w stanie rozliczyć należności wcześniej.
Generalnie, w każdej firmie może zdarzyć się sytuacja, w której dokumenty nie zawsze płynnie przechodzą pomiędzy etapami łańcucha decyzyjnego. Dokumenty na przykład:
- utykają w SAPie (lub innym systemie informatycznym firmy), bo pracownik zamawiający zwyczajnie nie „odkliknął” faktury, która w drodze do płatności utknęła w bliżej nieokreślonych ramach czasowych,
- przy wysyłce drogą korespondencyjną, przed wprowadzeniem do systemu lubią utknąć na biurku osoby zajmującej się administracją,
- trafiają do poczekalni, kiedy pojawiają się choćby drobne różnice w kwotach.
Wszystkie te sytuacje powodują, że wydłuża się już i tak całkiem długi okres oczekiwania na płatność. Firmy zamiast otrzymać należność po 30 dniach, dopiero po 45 przypominają się w sprawie rozliczenia. Czasem osoba odpowiedzialna za przypomnienie nie wyrobi się w tym terminie i przypomni jeszcze później. Zanim sprawa się wyjaśni, może minąć kolejne 15 dni i z miesięcznego terminu wymagalności robią się dwa miesiące lub więcej, a to już dla wielu firm może być sporo.
Dlatego, przed terminem nie warto przypominać o płatności, ale warto sprawdzić czy dokumenty dotarły i czy wszystko z nimi w porządku.
Jest to też element budowy wizerunku firmy solidnej, która ma dopracowane procesy i umie dbać o swoje należności.
Mała dygresja – czy koncerny naprawdę nie mogą rozliczać się szybciej?
Wydaję mi się, że wiele koncernów rozwiązało już bardziej skomplikowane problemy. Niedawno dowiedziałem się, że w grupie Volkswagen AG mieści się spółka córka – Volkswagen Airservice GmbH. Jej flota samolotów lata po całym świecie nie tylko na spotkania biznesowe z najważniejszymi osobami w firmie. Istotnym celem tej Spółki jest skracanie awaryjnych przestojów linii produkcyjnych i dowożenie części w najkrótszym możliwym czasie.
Co ma to wspólnego z obiegiem dokumentów?
Od Klienta, który świadczy usługi dla tego koncernu wiem, że te samoloty tej firmy bywają załadowane niemal w locie – przy pasie startowym, na który wjeżdża dostawca z awaryjnymi częściami. Samolot nawet nie wyłącza silników i od razu wzbija się w powietrze. Kierowcy, będący przy załadunku, często opowiadają, że to scena jak z filmów o przygodach Jamesa Bonda. Ale za tym obrazkiem stoi, jak się okazuje, bardzo wydolna machina logistyczna, która w krótkim czasie jest w stanie zorganizować części zamienne, samolot, wszelkie pozwolenia i skoordynować przebieg operacji, by przebiegła szybko i nie blokowała linii produkcyjnej. Wszystko w kilka godzin.
I ta machina nie jest w stanie przyspieszyć obiegu dokumentów o 10 dni? ☺