Każdy klient jest ważny, ale zdarzają się tacy, którzy zbliżają się do granic relacji biznesowych. Przypomnienia o płatności nie pomagają. Zaczynasz czuć irytację, ale wiesz, że to wciąż klient, z którym chcesz utrzymać relację biznesową, bo generuje dobre obroty czy znacie się od lat.
(foto)
Umiejętne stawianie granic jest ważne, szczególnie w biznesie. Strony umawiają się na coś i gdy jedna z nich nie dotrzymuje warunków, trzeba działać zdecydowanie i przemyślanie. W poprzednich publikacjach, np. tutaj i tutaj, opisywałem wcześniejsze kroki, których pominąć nie radzę.
Kontrola należności jest procesem gradacyjnym, należy zacząć delikatnie i dokręcać śrubę. Jeśli relacja biznesowa ma być utrzymana, nie warto chodzić na skróty i zaczynać ostro. To tylko pozorna skuteczność. Najczęściej klient ma do wyboru kilku dostawców i zrażony zyskuje motywację do zmiany partnera biznesowego. Dzieje się tak np. przy nieumiejętnym korzystaniu z odsetek, które w transakcjach biznesowych liczone są na wyższym poziomie niż tradycyjne, o czym piszę dalej.
Kiedy przypomnienia o płatności nie przynoszą rezultatów, firmy najczęściej wysyłają przedsądowe wezwanie do zapłaty. O tym czy ze względów proceduralnych trzeba wysyłać takie wezwanie piszę tutaj, ale zastanówmy się czy faktycznie jest to takie silne narzędzie w procesie kontroli należności.
Spójrzmy na sytuację z perspektywy dłużnika. Jeśli przestaje regulować swoje zobowiązania, to najczęściej dlatego, że brakuje mu na to środków i musi zyskać czas na wyplątanie się z długów. W tym czasie zwykle reguluje tylko najważniejsze zobowiązania, które są niezbędne do dalszego prowadzenia działalności.
Dłużnik w skrajnej sytuacji żyje tylko tu i teraz. Paradoksalnie, wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty może zepchnąć należność niżej w hierarchii zobowiązań. Jeśli dłużnik uzna, że wierzyciel wytacza mu powództwo to raczej nie będzie prowadził windykacji tu i teraz i zyskuje kilka miesięcy oddechu na zajęcie się zobowiązaniami, które tu i teraz są bardziej dotkliwe.
O tym jak przyspieszyć i obniżyć koszty postępowań sądowych piszę we wpisach: Jak oszczędzić ¾ kosztów procesowych i tyle samo czasu? i postępowanie zabezpieczające czy warto?, ale nie są to powszechne praktyki wierzycieli o czym dłużnicy dobrze wiedzą. Choć można to zrobić szybciej, to zwykle postępowanie sądowe oznacza dla dłużnika oddech na kilka, kilkanaście miesięcy.
To co będzie miało większy wpływ na dłużnika tu i teraz to koszty. Dłużnik odwleka wywiązanie się ze zobowiązania, ale najczęściej liczy, że ujdzie mu to na sucho. Kiedy poczuje koszt związany z opóźnieniem, będzie to bardzo silny bodziec do uregulowania należności. Im trudniejsza jest sytuacja dłużnika tym bardziej liczy koszty i to one bolą najbardziej.
Jak doliczyć koszty a jednocześnie sprawić, żeby nie bolały za bardzo i mimo wszystko nie zerwać relacji biznesowej? Zadanie ekwilibrystyczne, ale w gruncie rzeczy rozwiązanie nasuwa się samo. Zacznijmy od kosztów, co przysługuje wierzycielowi?
Jeśli stronami transakcji są wyłącznie przedsiębiorcy (czyli kupowała firma, nie konsument) to Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym zatorom płatniczym daje dwa narzędzia:
- Wynikające z art. 7 odsetki ustawowe w wysokości 10% plus stopa referencyjna NBP (całkiem sporo) lub, jeśli kupcem był podmiot publiczny, art. 8, który pozwala na doliczenie odsetek w wysokości 8% plus stopa referencyjna NBP.
- Oraz w większości branż rzadko spotykana, wynikająca z art. 10 rekompensata. Cóż to takiego? Mówiąc najprościej, rekompensata to możliwość doliczenia do faktury dodatkowej kwoty za choćby jednodniowe opóźnienie w płatności.
- 40 euro jeśli należność wynosi do 5 000 złotych,
- 70 euro jeśli należność wynosi od 5 000 do 50 000 złotych,
- 100 euro jeśli należność wynosi ponad 50 000 złotych.
Odsetki i rekompensata to bardzo silne narzędzia, wpływające na dłużnika silniej niż przedsądowe wezwanie do zapłaty. Dlatego zamiast wezwania, lepiej wysłać notę księgową, w której dłużnik zobaczy realny koszt wstrzymywania płatności. To zwykle najsilniejszy dla dłużnika bodziec tu i teraz.
Nie przejmuj się, jeśli po wystawieniu noty zobaczysz zapłaconą fakturę, ale bez odsetek ani rekompensaty. To często spotykane. Dłużnik widząc koszty swojej opieszałości często reguluje należność główną, ale nie płaci odsetek ani rekompensaty. Jeśli chcesz utrzymać relację biznesową, nie naciskaj na ich zapłatę. To najlepszy sposób na zerwanie relacji biznesowej.
Na wyegzekwowanie kosztów zwłoki masz przynajmniej dwa lata, zanim ulegną one przedawnieniu. Jeśli okoliczności współpracy zaprowadzą was kiedyś na drogę sądową, co najczęściej oznacza koniec relacji biznesowej, to wtedy warto doliczyć wszystkie kwoty odsetek i rekompensat za każdą nieuregulowaną fakturę do dwóch lat wstecz. Zainteresowanych zagadnieniami związanymi z przedawnieniem zapraszam do publikacji Jak nie dopuścić do przedawnienia?
