Poradnik

Co powiedzieć a czego nie powiedzieć przypominając ponownie o zaległej płatności?

Chcesz, żeby Twój klient pozostał dalej klientem, ale sytuacja zaczyna być ryzykowna. Mogą wkradać się nerwy, bo czasem premie są uzależnione od wpływów na konto firmowe i zbliża się koniec miesiąca, albo za chwilę trzeba zapłacić kluczowemu kontrahentowi, a na to właśnie brakuje środków. 

Najczęściej to właśnie w tym momencie oczekiwanie na płatność zaczyna być irytujące. Mogą wkradać się nerwy, a one nigdy nie są dobrym doradcą, szczególnie jeśli w tle jest relacja biznesowa. Klient często raz już obiecał, że zapłaci, ale słowa nie dotrzymał. Choć wciąż liczysz na dalszą współpracę, zaczynasz mieć obawy. Jak powinno wyglądać drugie przypomnienie o płatności?

Dla porządku przypomnę, że jeśli kontaktowaliśmy się przed terminem, co opisałem tutaj i raz już kontaktowaliśmy się po terminie, o czym pisałem we wpisie pierwsze przypomnienie, to pora na drugie przypomnienie.

Musisz podnieść poprzeczkę, żeby nie wpaść w spiralę przypomnień bez pokrycia, ale jeszcze nie za bardzo, żeby nie nadwyrężyć relacji biznesowej. Nie możesz tylko przypomnieć, bo to był poprzedni krok i on nie przyniósł rezultatu. Jeśli teraz tylko przypomnisz, raczej na pewno obietnica Twojego klienta nie będzie dotrzymana.

  1. Telefon.  O skuteczności różnych kanałów komunikacji piszę tutaj. O ile poprzednie kroki w ostateczności można wykonywać drogą elektroniczną, to drugie przypomnienie już definitywnie musi być telefoniczne. Być może Twojemu klientowi zaczyna brakować płynności i wybiera z kim się rozliczyć. Większość przypomina drogą elektroniczną, a żeby zadbać o swoje musisz zrobić coś więcej niż inni. 
  1. Daj się wygadać, ale nie dorzucaj do ognia. Kiedy przypominasz o płatności, osoba po drugiej stronie może czuć się zwyczajnie niekomfortowo. To się często zdarza i jest zrozumiałe. Czasem szef mówi księgowej, że wstrzymują płatności i ta musi wykonać polecenie szefa, choć raczej nie jest jej do śmiechu. Jeśli Twój rozmówca chce coś powiedzieć, pozwól mu na to. 

Jeśli Twój rozmówca zaczyna tłumaczyć, że płatność miała wyjść, ale nie wyszła, bo zapomniała, bo przeciągnęła się procedura w banku, bo któryś kontrahent zalega, zostaw na to przestrzeń. Ale nie rozwijaj wątku, nie dopytuj jakie procedury, jaki kontrahent, jaka płatność, nie daj się wciągnąć w niekonstruktywną rozmowę.

  1. Pokaż, że mówisz poważnie. Jeśli klient zapłaci w ciągu tych kilku dodatkowych dni, to pewnie nic się nie stanie, ale powiedz, że jeśli płatność nie wpłynie to mogą zostać doliczone dodatkowe koszty. To zdanie na koniec rozmowy paść musi z dwóch powodów.

Po pierwsze, nie możesz wpaść w spiralę deklaracji bez pokrycia. Musisz pokazać, że kolejne niewywiązanie się klienta z obietnicy wygeneruje konsekwencje.

Po drugie, żeby wypozycjonować fakturę wyżej w hierarchii priorytetów. Jeśli płatność nie wpłynęła, to jest bardzo prawdopodobne, że Twój klient zalega też innym i płacić będzie faktury najbardziej pilne, bo wszystkich nie jest w stanie.

I oczywiście nagrywaj rozmowy. Jak to robić zgodnie z prawem i dlaczego warto piszę tutaj.

Kim jestem s
Przedsiębiorca, licencjonowany doradca inwestycyjny (licencja KNF nr 436), tata.

Zatorami płatniczymi zajął się z potrzeby. Dla siebie. W poprzedniej firmie, której był wspólnikiem, były problemy ze ściągalnością należności. Kilka rozmów z Klientami, którzy prowadzili swoje firmy i te same problemy. Częste narzekania na zatory płatnicze. I tak, z potrzeby, narodził się Monitoring Płatności.

Od przedsiębiorcy dla przedsiębiorców.

Dowiedz się więcej
© Monitoring Płatności | Strona zaprojektowana przez PatrykDomanski.design