Jest rok 2017.

Pracy jest mnóstwo, bo Sandler Training Polska to uznana na rynku firma doradczo-szkoleniowa, ale choć nasze szkolenia są wysoko oceniane przez uczestników, zdarza się, że faktury za nasze usługi nie są opłacane w terminie. Od lat mieliśmy ten problem. Dlatego znaleźliśmy firmę, która wspierała nas w pilnowaniu należności. Byliśmy z niej zadowoleni, ale po pewnym czasie została wchłonięta przez inną, większą firmę. A ta większa – przez kolejną, jeszcze większą. 

I w tej kolejnej, ogromnej firmie my, jako pojedynczy, niespecjalnie duży klient, po prostu -przepadliśmy.

Przyszedł czas na zmianę.
Nie chcieliśmy jednak wracać do samodzielnego ściągania płatności.
Dlaczego?
Przede wszystkim – ze względów wizerunkowych. Zależało nam też na tym, żeby o pieniądze w naszym imieniu upominał się ktoś inny.
Nie chcieliśmy też wracać do monitorowania płatności samodzielnie z innego powodu, bardzo prostego.

To uczucie, gdy trzeba się upominać o opłacenie faktur, jest po prostu krępujące.

Strony przecież się umówiły; ktoś się nachodził za jakimś projektem, napracował przy negocjacjach, przy układaniu harmonogramu szkoleń, przy rozliczeniu, opłacił koszty związane z realizacją projektu, rozliczył wszystko, co trzeba było rozliczyć – i teraz musi prosić o to, co firma zarobiła. To bardzo stresujące. 

Dlatego potrzebowaliśmy nowej firmy, która zajmie się rozwiązywaniem naszego realnego problemu: nieterminowych płatności. Takiej, w której nie zginiemy jak mały żuczek wśród miliona innych podmiotów, a nasze sprawy będą załatwiane na bieżąco i na czas. 

I wtedy szef znajomej firmy polecił nam pana Marka.

Pierwsze spotkanie było bardzo obiecujące. Dlatego zdecydowaliśmy się spróbować – i dość szybko udało nam się wypracować model współpracy. Po naszej stronie jest przygotowanie raportu, a osoba z biura pana Marka kontaktuje się z naszym klientem przed upływem terminu płatności, upewnia się, czy faktura dotarła, czy wszystko jest w porządku, potem przypomina, że zbliża się  termin płatności, wreszcie – że minął termin płatności. Jeśli nie może się skontaktować telefonicznie, wysyła maila, ale wciąż w formie rozmowy, w dobrej relacji. Później dochodzi informacja, że w związku z przeterminowaną fakturą mogą zostać naliczone dodatkowe koszty. Osoba wyznaczona do współpracy z nami przypomina się, jeśli nie dostała raportu, jest z nami w kontakcie i jest responsywna, na czym nam zależało.

A jakie metody ma pan Marek, by nakłonić naszych dłużników do zapłaty? Kwestia metod – to jest już sprawa biura, choć oczywiście – i podkreślamy to – zależy nam oprócz skuteczności także na dobrej relacji. Cieszymy się, że mamy wpływ na procesy i o nich decydujemy oraz to, że jesteśmy umówieni na monitoring płatności dbający o relacje.

To właśnie jest dla nas bardzo ważne i bardzo nam na tym zależy, tym bardziej, że mamy wielu klientów z poleceń i wiele firm, z którymi pracujemy latami. Chcemy, żeby ludzie kojarzyli nas dobrze, żeby nasz klient nie miał poczucia, że ktoś, kto występuje w naszym imieniu, ściga go, jest roszczeniowy, nieprzyjemny. 

Dlatego bardzo nam się podoba, że w naszych sprawach dzwoni osoba, która jest miła, sympatyczna, robi dobre wrażenie. Procesy przebiegają sprawnie, mamy dobry obieg informacji, nie giniemy wśród setek innych klientów – czyli dostajemy to, o co nam chodziło. Umowa z biurem zawiera wszystkie istotne kwestie związane z RODO. No i pan Marek, choć nie zajmuje się nasza firmą osobiście, jak właściciel bardzo o nas dba. Pojawia się, dzwoni, pyta, czy wszystko jest ok, a „kolekcja” pięknych, świątecznych, piernikowych domków, którymi obdarowuje nas co roku, rośnie – i cieszy.

Jakie to uczucie, gdy można komuś powierzyć ściąganie należności?
Cudowne.

I naprawdę to czuć po trzech latach współpracy.
To jest po prostu ogromna ulga.

I chociaż sama analiza zostaje po naszej stronie, często trzeba też uzupełniać informacje podane w raporcie przez księgowego, bo on widzi liczby, ale nie zna klientów i ich historii – różnica jest znacząca. Oczywiście nie jest tak, że temat zupełnie udało się oddać, ale tak naprawdę to też nie jest do końca możliwe: nie da się działań na płaszczyźnie dotyczącej klientów bez ich znajomości. 

Co odpada?
Całe mnóstwo mailingu, telefonów czy nawet zwykłego szukania numerów kontaktowych do dłużników, bo przecież nie wszystkie wpisuje się do telefonu.

Tak, jest czasem lęk, gdy wysyła się plik z raportem, czy nie ma w nim jakiegoś błędu, czy nikt nie będzie bez powodu wzywany do zapłaty. Ale oddanie monitorowanie płatności firmie, która robi to dobrze, to jest ogromna pomoc operacyjna. Dobre jest też to, że mamy na naszych fakturach logo firmy pana Marka i informację, że prosimy o terminową płatność; piszemy tam, że w zakresie pilnowania należności jesteśmy przez niego wspierani.
To taka wiadomość do klienta: tu pilnujemy należności.
Działa. 

[Opowiadała Marcjanna Gaura z Sandler Training Polska]