Gdy zaczynaliśmy współpracę, był lipiec 2020.

Czy działo się u nas coś bardzo poważnego? Nie. Po prostu, jak niemal wszędzie, część faktur nie była płacona na czas. Doraźnie radziliśmy z tym sobie sami. Sprawdzaliśmy największe zaległości, wysyłaliśmy przypomnienia i obdzwanialiśmy klientów – mniej więcej raz na dwa miesiące. Atlantic Polska nie jest dużą firmą, jeśli chodzi o kadrę: nie mamy pełnego działu, który mógłby zająć się windykacją i regularnym kontaktem z klientami, którzy trochę się opierają i przeterminowują płatności. Dlatego u nas ta windykacja była robiona z doskoku: mam troszeczkę wolnego czasu, to może wyślę pisma monitujące, do niektórych klientów może zadzwonię, jak nie zadzwonię, to prześlę prośbę do handlowców działających w terenie i mających bardziej bezpośredni kontakt ze swoimi klientami, niech oni zadzwonią i poproszą o płatność.
Ale śledzenia płatności nie było.
Pilnowania, czy ktoś zapłacił, czy nie.

Dlaczego?
Bo zwyczajnie nie było takiej możliwości.
Do tego trzeba stałych, regularnych działań kogoś, kto ma na to wyznaczony czas.

Dramat zaczynał się, gdy klient był bardzo spóźniony. Nasze faktury mają czternastodniowy termin płatności, a wśród dłużników sporo jest takich, których zaległość jest starsza niż 90 dni. Zdarzało się nawet, że kończył się nam czas na egzekwowanie płatności. Albo że klient wpadł w tarapaty i w ogóle nie mogliśmy odzyskać należności.

I wtedy pojawił się pan Marek. Zaproponował, że na próbę, na sześć miesięcy jego firma przejmie od nas monitorowanie płatności. Propozycja brzmiała dobrze; a najbardziej nam się spodobała forma egzekwowania płatności. Miękka, delikatna forma kontaktów telefonicznych z dłużnikami. Grzeczne przypomnienie, że należałoby zapłacić za fakturę; żadnego straszenia sądami.

Tylko czy to będzie skuteczne?
Zwykłe, uprzejme proszenie?

Postanowiliśmy spróbować.

Zaczęliśmy od przygotowania pierwszego raportu: kto, jak długo i z jaką kwotą zalega. Raport trafił na biurko pani, która w biurze pana Marka opiekuje się naszą firmą. Klienci, którzy się w nim pojawili, zostali obdzwonieni, a w raporcie pojawił się odpowiedni komentarz, aktualizowany na bieżąco. Dzięki temu w każdej chwili mieliśmy wgląd w sytuację i mogliśmy odpowiednio reagować, gdy klient dzwoni z prośbą o wyjaśnienie jego sytuacji albo wysłanie duplikatu faktury, bo gdzieś zginęła.
A potem zaczęło się dziać.
Spokojnie, systematycznie, grzecznie – i konkretnie.

Zadzwonił nawet klient, zalegający z bardzo niewielką kwotą; to zawsze były faktury, które trochę odpuszczaliśmy, bo małe, a gdy się ma niewiele czasu, wybiera się do monitowania duże kwoty, nie takie maluchy. A tu klient dzwoni, prosi o duplikat, bo coś mu umknęło, a chce zapłacić, być w porządku. Faktura przeterminowana niemal dwa lata. I pieniądze wpływają.
Świetnie!
W ciągu kilku „cykli” raportowania zeszliśmy z zaległościami o 70%.
Aż w końcu przychodzi mail z biura pana Marka, od pani, która się nami opiekuje.
„Poproszę o kolejne zestawienie”.
A my odpisujemy:
„Nie ma”.

Bo naprawdę – nie ma. Nie ma kogo poganiać i pilnować, wszystkie zaległe sprawy są rozwiązane, pieniądze już na naszym koncie albo niedługo na nim będą. Owszem, zdarzyło się kilku klientów, którzy występowali w paru zestawieniach z rzędu – ale i z nimi się udało.
Wow! Jak to możliwe?!

Jest październik 2020 – a my jesteśmy ze wszystkim na bieżąco.
Nie ma zaległych faktur, przeterminowanych o kilka, kilkanaście miesięcy.
A gdy się ogląda zestawienie przeterminowanych płatności i nie ma w nim nikogo nowego – to jest super uczucie. Prawie tak dobre, jak to, gdy nie trzeba poświęcać czasu i energii na obdzwanianie zalegających klientów i wysyłanie im monitów – wystarczy po prostu raz na dwa tygodnie znaleźć pół godziny na przygotowanie zestawienia…

Jest spokój. Jest komfort psychiczny.
Nie ma zaległości.
Nasza firma działa na rynku międzynarodowym, ma oddziały w wielu krajach, a nasz oddział jest w pierwszej piątce, gdy mowa o najmniejszej ilości dłużników.

A jak reagują klienci?
Bardzo pozytywnie.
Nie zdarzyło się nam, żeby ktoś dzwonił z pretensjami, że kogoś z zewnątrz nasyłamy, straszymy. Wręcz przeciwnie: dzwonią, żeby wyjaśnić, chcą się tematem zająć, zapłacić, wyjaśnić. Jest kontakt z ich strony, wszystko na spokojnie. Nikt nie czuje się osaczony – bo pan Marek i jego pracownicy potrafią konkretnie, spokojnie i rzeczowo rozmawiać na mocno niezręczny temat, jakim są zaległości finansowe. Taki sposób bycia, prowadzenia rozmowy sprawia, że klient się uspokaja, jest skłonny przyjąć do wiadomości te informacje, podejść rzeczowo do tematu.
Tak, ten system działa.
Dlatego w budżecie na przyszły rok mamy już uwzględnione koszty współpracy z firmą pana Marka.
I jest też plan: choć nie ma już żadnych mocno przeterminowanych faktur, spróbujemy zejść ze średnimi zaległościami. I z dziewięćdziesięciu dni spóźnienia zrobić na przykład… sześćdziesiąt.
Wygląda na całkiem możliwe.

[Opowiadała pani Magdalena z Atlantic Polska]