Przypominanie o płatności za fakturę bywa niezręczne. Choć nie ma się czego wstydzić, bo przecież za fakturą stoi wykonana praca, za którą wynagrodzenie się należy, to często jest to krępujące. We wpisie (przypomnienie przed terminem wymagalności – biznesowe faux pas) opisałem, co można zrobić jeszcze przed terminem wymagalności. Jeśli pomimo tego, nie mamy rozliczenia na rachunku, trzeba przypomnieć o płatności.

Kiedy to zrobić i jak?

Mnie też zdarza się zapomnieć o płatności. Przyznaję się. Kiedyś zapomniałem zapłacić fakturę za artykuły hydrauliczne i bardzo zdziwiłem się, kiedy po 3 miesiącach dostałem przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wcześniej nic. Zero kontaktu. Nada. Pewnie Wam też zdarzały się takie sytuacje. Ciekaw jestem, co pomyśleliście sobie o takiej firmie?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty to gruby kaliber. Nie neguję, że czasem trzeba go użyć, bywa wręcz konieczny ze względu na przepisy, o czym piszę tutaj. Ale żeby tak opierać się tylko na armacie? 

Chcesz, żeby Twój klient pozostał dalej klientem, ale sytuacja zaczyna być ryzykowna. Mogą wkradać się nerwy, bo czasem premie są uzależnione od wpływów na konto firmowe i zbliża się koniec miesiąca, albo za chwilę trzeba zapłacić kluczowemu kontrahentowi, a na to właśnie brakuje środków. 

Każdy klient jest ważny, ale zdarzają się tacy, którzy zbliżają się do granic relacji biznesowych. Przypomnienia o płatności nie pomagają. Zaczynasz czuć irytację, ale wiesz, że to wciąż klient, z którym chcesz utrzymać relację biznesową, bo generuje dobre obroty czy znacie się od lat.

(foto)

Umiejętne stawianie granic jest ważne, szczególnie w biznesie. Strony umawiają się na coś i gdy jedna z nich nie dotrzymuje warunków, trzeba działać zdecydowanie i przemyślanie. W poprzednich publikacjach, np. tutaj i tutaj, opisywałem wcześniejsze kroki, których pominąć nie radzę. 

Kontrola należności jest procesem gradacyjnym, należy zacząć delikatnie i dokręcać śrubę. Jeśli relacja biznesowa ma być utrzymana, nie warto chodzić na skróty i zaczynać ostro. To tylko pozorna skuteczność. Najczęściej klient ma do wyboru kilku dostawców i zrażony zyskuje motywację do zmiany partnera biznesowego. Dzieje się tak np. przy nieumiejętnym korzystaniu z odsetek, które w transakcjach biznesowych liczone są na wyższym poziomie niż tradycyjne, o czym piszę dalej.

Jeśli Twoja firma wystawia dużo faktur z odroczonym terminem płatności, to z pewnością zadajesz sobie pytanie jak efektywnie dopilnować obiegu dokumentów z kontrahentami. Jak pilnować swoich należności efektywnie, kiedy i których kanałów komunikacji użyć i co potrafią voiceboty?

Na nieopłaconą w terminie fakturę większość firm reaguje mailem. A czym jest reputacja domeny? 

Obrazek wart więcej niż tysiąc słów, więc poniżej screen naszych statystyk.

Wysyłka dużych ilości maili nie pozostaje bez echa. Serwery, z których prowadzone są wysyłki maili, szczególnie w dużych ilościach, są monitorowane przez serwery operatorów pocztowych. Jeśli któryś serwer zaczyna wyglądać podejrzanie, wiadomości od niego mogą zacząć przechodzić przez filtry antyspamowe albo zostać zablokowane w ogóle. To głównie dlatego czasem wiadomości w drodze do adresata „znikają”.