Kiedy zawiodły metody dyplomatyczne, przychodzi czas na sięgnięcie po silniejszą formę komunikacji. Jak poprowadzić pierwszą taką rozmowę?
W publikacjach w dziale monitoringu płatności opisałem kroki i narzędzia służące zadbaniu o należności w sposób dyplomatyczny. Zadaniem narzędzi wykorzystywanych na etapie monitoringu płatności jest zbudowanie wizerunku pilnowanej faktury, po to, aby kontrahent nie miał poczucia, że może „ślizgać się” z terminami.
Windykacja najczęściej zaczyna się wtedy, kiedy wierzycielowi puszczają nerwy. A te nie są dobrym doradcą i nie pomagają w rozmowie o pieniądzach. Jeśli więc pojawią się emocje na linii klient-firma, dobrze jest zmienić osobę prowadzącą, żeby obniżyć napięcie.
Jaki jest cel windykacji? Oczywisty to zapłata przez kontrahenta należności. Ale czy warto pomyśleć o czymś jeszcze?
Spójrzmy na sprawę z dystansu. Twój kontrahent nie zapłacił Ci należności, choć były podjęte różne próby, np. opisane w publikacjach przypomnienie przed terminem wymagalności – biznesowe faux pas?, pierwsze przypomnienie czy co powiedzieć a czego nie powiedzieć przypominając ponownie o zaległej płatności? Mimo to pieniądze na konto Twojej firmy nie wpłynęły. Czy to nie moment na dopuszczenie możliwości, że forma nacisku psychologicznego może nie przynieść rezultatów i sprawa może skończyć się w sądzie?
Myślę, że dopuszczenie możliwości sądu na tym etapie dochodzenia należności jest w pełni uzasadnione. Skoro tak, to pierwszym celem postępowania windykacyjnego powinno być zebranie dokumentacji, która w razie niepowodzenia ścieżki windykacyjnej może znacząco przyspieszyć postępowanie sądowe i obniżyć koszt tego postępowania o ¾. Jeśli sprawa weszła na drogę windykacji, to jest to ostatni moment na podjęcie próby zebrania takiej dokumentacji.
Przepisy dopuszczają możliwość dochodzenia należności na drodze dwóch rodzajów postępowań sądowych. Dokładnie opisuję te ścieżki w publikacji w dziale sądowym, jak oszczędzić ¾ kosztów i tyle samo czasu?, teraz skupię się tylko na dokumentacji.
Wnioskować o postępowanie w trybie nakazowym – tym szybszym i tańszym – możemy, jeśli posiadamy jeden z dokumentów określonych w art. 485 KPC:
- dokument urzędowy,
- zaakceptowany przez dłużnika rachunek,
- wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu
W praktyce, pierwszym etapem postępowania windykacyjnego powinna być próba pozyskania dokumentu potwierdzenia salda od księgowej dłużnika lub podpisu na fakturze pracownika odpowiedzialnego za zakupy lub zarządu, na wypadek, gdyby działania windykacyjne nie przyniosły rezultatu. Jeśli sąd uznana dokument za wystarczający do przeprowadzenia postępowania w trybie nakazowym, pozwoli to zaoszczędzić ¾ kosztów postępowania i tyle samo czasu.
