Przypominanie o płatności za fakturę bywa niezręczne. Choć nie ma się czego wstydzić, bo przecież za fakturą stoi wykonana praca, za którą wynagrodzenie się należy, to często jest to krępujące. We wpisie (przypomnienie przed terminem wymagalności – biznesowe faux pas) opisałem, co można zrobić jeszcze przed terminem wymagalności. Jeśli pomimo tego, nie mamy rozliczenia na rachunku, trzeba przypomnieć o płatności.
Kiedy to zrobić i jak?
Mnie też zdarza się zapomnieć o płatności. Przyznaję się. Kiedyś zapomniałem zapłacić fakturę za artykuły hydrauliczne i bardzo zdziwiłem się, kiedy po 3 miesiącach dostałem przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wcześniej nic. Zero kontaktu. Nada. Pewnie Wam też zdarzały się takie sytuacje. Ciekaw jestem, co pomyśleliście sobie o takiej firmie?
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to gruby kaliber. Nie neguję, że czasem trzeba go użyć, bywa wręcz konieczny ze względu na przepisy, o czym piszę tutaj. Ale żeby tak opierać się tylko na armacie?
Zdecydowanie warto przypominać o płatnościach. Warto zacząć wcześnie i dyplomatycznie. Ale kiedy?
Dla wielu kontrahentów termin wymagalności jest datą orientacyjną, uzasadnioną niestety niektórymi przepisami. Jeśli strony są firmami, to wprawdzie za przekroczenie terminu należą się odsetki w specjalnej wysokości i rekompensata, o czym piszę tutaj, to są przepisy, które nagradzają nawet znaczące opóźnienia.
Mowa o informacji pozytywnej, którą można zamieścić w Biurach Informacji Gospodarczej. Najbardziej znanymi Biurami są BIG Info Monitor i Krajowy Rejestr Dłużników, ale raczej z tej pejoratywnej strony. Choć głównie wpisuje się tam dłużników za to, że zobowiązań nie spłacili, to jednak ustawodawca przewidział możliwość zamieszania w nich także informacji pozytywnych o rzetelnych kontrahentach. Przepis Ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych mówi, że pozytywną informację gospodarczą można zamieścić nawet, jeśli faktura została opłacona z miesięcznym opóźnieniem (sic!). Skoro za płacenie miesiąc po terminie należy nagradzać, to kiedy przypomnieć, żeby nie postawić się w złym świetle?
Jeśli przed terminem wymagalności sprawdziliśmy czy faktura dotarła i dokumenty zgadzają się, o czym piszę tutaj, to przypomnieć możemy szybko, ale w zależności od rozmiarów firmy. Jeśli firma jest rozbudowana i przypominamy osobie z działu finansowego, której głównymi obowiązkami są sprawy finansowe, przypomnieć możemy 2-3 dni po terminie i nie będzie to źle widziane. Natomiast jeśli firma jest mała i za płatności odpowiadają osoby, które mają dużo innych obowiązków, np. właściciel firmy, który jednocześnie sprzedaje, wozi towar i zatrudnia pracowników, to warto zostawić mu dodatkowy tydzień po terminie na wywiązanie się z płatności.
Jak przypominać?
Najprościej wysłać maila. I najczęściej tak to wygląda, że osoba odpowiedzialna za przypominanie ma mnóstwo innych obowiązków, więc wysyła maila. Tak jest prościej i szybciej. Ale jeśli wszyscy tak robią to czy jest to skuteczne?
Trochę jest, bo gdyby nie było w ogóle, nikt by tego nie robił. Ale firmy rzadko sprawdzają reputację serwera, z którego prowadzona jest wysyłka, programy pocztowe lubią takie maile zrzucać do spamu a sami odbiorcy mogą je pominąć w gąszczu dziesiątków czy setek innych przypominaczy. Mail trochę pomaga w kontroli należności, ale pozostawia po sobie jeśli w ogóle, mały ślad psychologiczny.
A to właśnie o psychologię chodzi. Dyplomatyczne przypomnienie o należności ma wywrzeć efekt psychologiczny w postaci zbudowania wizerunku firmy, która pilnuje swoich należności. Firmy z takim wizerunkiem doświadczają mniejszych problemów z zatorami płatniczymi, długami i postępowaniami sądowymi, bo kontrahenci płacą im w pierwszej kolejności. Ale mailami ciężko zbudować pozytywny wizerunek. Dużo łatwiej za to przesadzić i pokazać się ze złej strony.
Poza tym, a właściwie przede wszystkim, e-mail nie wymaga zajęcia stanowiska. Odbiorca może odpowiedzieć, ale nie musi. Świetnie wiedzą o tym ci, którzy te maile wysyłają. Tylko co któraś osoba na nie odpowiada.
Przypomnienie telefoniczne jest dużo bardziej skuteczne, bo koncentruje uwagę odbiorcy tu i teraz. I musi on z siebie coś dać, musi zająć stanowisko – dostaliśmy fakturę, albo nie dostaliśmy, zapłacimy albo nie zapłacimy. I taka rozmowa pozostawia po sobie ślad, zostaje coś z tyłu głowy, że jest tu taka faktura, którą przydałoby się zapłacić.
Czy pierwsze przypomnienie musi być rozbudowane?
Nie, wręcz przeciwnie! Jeśli przypominasz pierwszy raz po terminie, zrób to możliwie krótko i dyplomatycznie. Nie pytaj, kiedy klient zapłaci. Na to będzie czas, jeśli jeden telefon nie wystarczy. Przypomnij tylko, że minął termin i na koniec rozmowy życz miłego dnia swojemu klientowi.
